Решение для Битрикс24

Управление ремонтом и дизайном: весь путь от заявки до сдачи объекта

Ремонт и дизайн живут не в сделках, а в объектах. У сделки одна воронка и одна сумма, а у объекта - замер, проект, черновая, чистовая, комплектация, приемка, гарантия. Плюс график платежей, закупки материалов, согласования с клиентом и простои по его вине. Ниже - каждый экран решения по порядку, как это видит компания в первый рабочий день.

7рабочих разделов на портале

11воронок, 76 стадий работы

209полей с готовыми списками

26роботов на воронке продаж

2034записи-примера при установке

Скриншоты сняты на демо-портале решения. Нажмите на любой - откроется в полном размере.

Шаг 1Заявка попадает в воронку «Продажи»

Это обычные сделки Битрикс24 - значит работают телефония, почта, счета, канбан и отчеты, без отдельного обучения. Стадии заданы под отрасль: новая заявка, квалификация, замер назначен, замер проведен, смета и КП в работе, КП отправлено, переговоры и правки, договор на подписании, аванс получен - в работу. Провалы разделены по причинам: дорого, ушел к конкуренту, отложил ремонт, не отвечает, не наш профиль.

Восемь источников заявок - сайт компании, Авито, Профи.ру и Яндекс.Услуги, соцсети, рекомендация клиента, дизайнер-партнер, застройщик-партнер, Яндекс.Директ. Видно, какой канал приводит деньги, а какой только заявки.

Канбан воронки продаж со стадиями от новой заявки до аванса — Воронка «Продажи»: суммы и число сделок на каждой стадии.

Шаг 2В карточке сделки - то, что нужно замерщику и сметчику

41 поле под отрасль, расставленное в рабочем порядке. Объект: тип (новостройка, вторичка, дом, офис), адрес, площадь, комнат, санузлов, высота потолков, этаж, лифт, состояние помещения, состав работ - демонтаж, электрика, сантехника, окна и двери, вывоз мусора. Деньги: бюджет клиента, предварительная вилка цены, сумма и версия КП, аванс - процент, сумма, срок, факт получения. Замер: дата и время, кто едет, итоги, фото с выезда. Работа с клиентом: источник, конкуренты в сделке, дата следующего касания, причина отказа, партнер и его вознаграждение, оценка клиента и отзыв.

Карточка сделки с отраслевыми полями по объекту, деньгам и замеру — Карточка сделки: поля отрасли вместо пустого Битрикса.

Поля замера обязательны: пока не внесены итоги и не приложены фото, сделка не уйдет со стадии «Замер проведен». Замер, оставшийся в голове замерщика, - это переделанная смета и потерянные деньги.

Портал не дает сменить стадию, пока не заполнены итоги замера и фото — Портал сам не пускает дальше, пока замер не внесен.

Шаг 3Воронка сама ставит задачи и не дает забыть клиента

26 роботов на девяти стадиях - там, где теряются деньги: заявка без ответа, замер без подтверждения, КП без дожима.

Норматив первого ответа. Новая заявка сразу ставит дело «Перезвонить клиенту - норматив 15 минут», а через 30 минут без движения руководитель получает уведомление.
Скорость реакции считает система. Дата первого ответа и время ожидания клиента пишутся автоматически - не со слов менеджера.
Предварительная вилка цены по площади появляется уже на квалификации, а заявка ниже вашего порога помечается как непрофильная - решение об отказе принимает человек.
Замер не срывается. Подтверждение с клиентом, напоминание за сутки, дело замерщику с чек-листом и событие в календаре на два часа.
КП делается и уходит. Дело на смету, автоподстановка аванса (процент, сумма, срок) и готовый документ КП по шаблону в конструкторе документов.
Три круга дожима. «Узнать решение клиента» сразу после отправки, второй контакт через 2 дня, третий через 7. Отправленное и забытое КП - самая частая потеря в отрасли.
Договор и аванс. Дела на подпись и на получение аванса, напоминание через 3 дня, если деньги не пришли.
Отказ без причины невозможен. Поле «Причина отказа» обязательно - сделку просто не сохранить.
Партнерский канал считается деньгами. Кто привел клиента, процент и сумма вознаграждения, дело на выплату.

Список роботов на стадиях воронки продаж — Роботы на стадиях: дела, напоминания, расчеты, создание объекта.

Все дела падают в таймлайн сделки с ответственным и сроком - менеджер работает по списку, а не по памяти.

Таймлайн сделки с делами, поставленными роботами — Таймлайн сделки: что сделать сегодня и кто отвечает.

Шаг 4Аванс получен - продажа становится объектом

На стадии «Аванс получен - в работу» решение само создает запись в разделе «Проекты» и переносит данные сделки: адрес, площадь, услугу, сумму, клиента. Заново вбивать ничего не нужно. Дальше все объекты компании видно на одной доске - с суммами по каждой колонке.

Общая доска объектов с суммами по стадиям — Все объекты компании на одной доске - и сколько денег стоит на каждом этапе.

Шаг 5Три вида работ - три разные воронки

Дизайн, ремонт и комплектация идут по-разному, и одна общая воронка для них - вранье. В решении их четыре: Дизайн (10 стадий), Ремонт (9), Комплектация (8) и Общая (9) - для смешанных объектов «под ключ». В каждой есть стадия паузы: объект, стоящий по вине клиента, не портит статистику работающих.

Дизайн

Договор и старт, сбор данных, планировочное решение, концепция, 3D-визуализация, чертежи и ведомости, сдача проекта.

Ремонт

Договор и подготовка, согласование перепланировки, демонтаж и черновые, чистовая отделка, монтаж мебели и оборудования, приемка и сдача.

Комплектация

Заявка и спецификация, просчеты поставщиков, согласование с клиентом, заказы и оплаты, производство и поставка, монтаж и приемка.

Шаг 6Карточка объекта - все про объект на одном экране

Адрес, площадь, метраж, бюджет, ответственные, сроки этапов, ссылки на папку документов, на закупки и платежи этого объекта. Карточка разложена по смысловым блокам заранее - руками ничего расставлять не нужно. Сами папки на Диске и ссылки-сводки раскладываются кнопкой «Разложить папки и ссылки по объектам» на странице решения: сразу по всем объектам портала, повторное нажатие ничего не дублирует.

Карточка объекта с полями, сроками и связанными разделами — Карточка объекта: сроки, деньги, документы и связанные записи.

Шаг 7Что видит заказчик

Клиентская дорожная карта - те же этапы, но на языке заказчика: что идет сейчас, что дальше и чего ждут от него. Отдельная стадия «У клиента на согласовании» показывает, что мяч на его стороне. Половина звонков «а что там у нас» отпадает.

Доска клиентской дорожной карты — Дорожная карта: запланировано, в работе, у клиента на согласовании.

Рядом раздел «Пауза клиента»: кто остановил работы, по какой причине и на какой срок. Сроки объекта сдвигаются обоснованно, а не «мы не успели».

Шаг 8Деньги по объекту

Контроль оплат - график платежей: план, счет выставлен, оплачено частично, оплачено, просрочено. Видно суммой, какой транш не пришел и кто за ним идет.

Доска контроля оплат с суммами по стадиям — Контроль оплат: сколько нам должны и с какого числа.

Финоперации - приходы и расходы по объекту: дата, сумма, статья, документ, поставщик. Все приходы и расходы объекта - в одном списке: построчно видно, из чего складывается его прибыль.

Карточка финоперации: объект, статья, сумма, документ — Каждый рубль привязан к объекту и статье.

Шаг 9Закупки и согласования

Закупки - от заявки на материалы до приемки: заявка, тендер, согласование, заказано, оплачено, поставка, приемка, брак и возврат. Заявка привязана к объекту, а не к прорабу и его блокноту. Видно, сколько денег висит в закупках на каждой стадии.

Доска закупок со стадиями и суммами — Закупки: что заказано, у кого и на какую сумму.

Реестр согласований - что и по какой цене утвердил клиент, с датой и версией. Спор «мы такого не заказывали» закрывается ссылкой на строку.

Карточка зафиксированного согласования с ценой и датой — Позиция, поставщик, цена, кто утвердил и когда.

Шаг 10Установка - одна кнопка

Мастер сам создает всю структуру: воронку продаж, 7 разделов, 11 воронок с 76 стадиями, 210 полей с готовыми списками значений, 22 поля в карточке компании, раскладку карточек и шаблон КП. Без примеров - 2-4 минуты, вместе с демо-данными - 17-27 минут.

Первый экран мастера установки со списком того, что будет создано — Мастер установки честно перечисляет, что появится на портале.

Портал сразу наполняется примерами - объекты на разных стадиях, платежи, закупки, согласования: видно, как это устроено, до того как заводить свои данные. Примеры удаляются одной кнопкой, структура остается. Если установка прервалась - «Проверить установку» и «Доустановить недостающее»; повторный запуск ничего не дублирует и не трогает то, что уже есть на портале.

Итог установки: разделы, воронки, стадии, поля — Итог установки - пересчет того, что реально создано на портале.

Роботы воронки продаж включаются по пошаговой памятке прямо на странице решения: Битрикс24 не разрешает создавать роботов программно, поэтому мы даем точный порядок кликов по каждой стадии. Либо это делаем мы - по заявке из карточки решения.

Сверх коробки: выписки, ДДС и сводная по всем объектам

Структура на портале отвечает на вопрос «что происходит по объекту». Деньги компании целиком живут в банке, и это мы берем на себя как отдельную услугу:

Разбор банковских выписок. Выгрузка из вашего банка разбирается построчно, платежи раскладываются по объектам, статьям и контрагентам и попадают в финоперации портала. Руками платежки не заводит никто.
Таблица ДДС. Движение денежных средств по месяцам: план берется из портала (график платежей и закупки), факт - из банковской выписки. Кассовый разрыв видно до того, как он случился.
Сводная таблица по всем объектам. Лист на каждый объект и общий свод: закупки, что потрачено, что выставлено клиенту, что заработано. Одна страница отвечает на вопрос «сколько мы реально заработали на каждом объекте».

Обе таблицы - обычные Google-таблицы: их можно открыть с телефона, отдать бухгалтеру и распечатать. Услуга подключается отдельно, по письменному решению заказчика, и в состав первой версии решения не входит.

Требования и ограничения

Облачный Битрикс24, тариф не ниже Стандартного. Коробочная версия не поддерживается.
Устанавливает администратор портала.
На Профессиональном и выше дополнительно работают бизнес-процессы согласований и отчеты BI-конструктора по прибыли объекта, конверсии воронки и скорости первого ответа.
На Базовом и Бесплатном решение не работает: там нет смарт-процессов, на которых оно построено.
Данные портала никуда не уходят: страницы решения работают только с API вашего Битрикс24. Единственное обращение наружу - обучающие ролики, и только когда вы нажимаете «смотреть».

Дальше

Разборы системы по разделам - видео на главной странице, всего 32 минуты. Документы решения: лицензионное соглашение и политика конфиденциальности. Вопрос по установке или переносу данных - оставьте заявку, отвечаем в рабочие дни.